İK dijital dönüşüm projeleri neden başarısız oluyor?

Bu bölümde, 24 yıllık deneyimiyle İK’nın operasyonel bakış açısından stratejik dönüşümüne birebir tanıklık etmiş Eda Akkurt’dan, dijital dönüşüm projelerinde yapılan en büyük hataları ve doğru yazılım seçiminin nasıl yapılması gerektiğini dinliyoruz.

Biz bir yazılım aldığımızda onun her şeyi çözeceğine inanıyoruz. Daha en başta burada yanılgıyla başlıyoruz. Sanki o program sihirli bir değnek değdirecek; tüm problemler çözülecek, verimlilik artacak ve harika bir sistemle yolumuza devam edeceğiz. Böyle bir dünya yok.

Dijital araçlar, yazılımlar ya da yapay zeka çözümleri süreçleri kolaylaştırmak için vardır. Ama onları kullanacak olan yine insandır. Eğer yeni nesil bir program alıp eski süreçlerle devam ederseniz, o yazılımdan gerçek anlamda fayda sağlayamazsınız. Sadece eski sisteme süslü bir paket eklemiş olursunuz. Çalışmayan sistem yine çalışmaz.

Önce süreçlerinizi yenilemeniz gerekir. Süreçlerinizi adapte etmeniz gerekir. Bu çok önemli.

Bir diğer kritik nokta da şu: Yeni yazılım projesi sadece İK’nın projesi olmamalı. Yönetimin desteği mutlaka alınmalı. Ayrıca iletişim doğru kurgulanmalı. Çalışanlara ve liderlere açıkça anlatılmalı: Bu sistemi neden alıyoruz? Hangi sorunu çözecek? Sizin işinize nasıl katkı sağlayacak?

“Bu projeyi birlikte hayata geçireceğiz, siz olmadan bu proje olmaz” denmediği sürece, dünyanın en iyi sistemini getirseniz de çalışmaz. İnsanlar inanmadığı bir sistemi sahiplenmez.

Bir de çalışan dostu sistem seçmek gerekir. Çalışan deneyimi burada belirleyicidir. Kullanması zor, yavaş, karmaşık, iki veri için beş ekran açtıran platformlar iş kolaylaştırmaz, tam tersine zorlaştırır. “Bu sistem işimi kolaylaştıracaktı ama daha da zorlaştırdı” dedirten bir aracı seçmemek gerekir.

Bunun yolu da pilot uygulamadan geçer. Önce hangi sürecinizde iyileştirme yapmak istediğinizi belirlemelisiniz. O süreci hangi departmanlar kullanıyor? Önce o departmanlarla pilot çalışma yapın. Çalışıyor mu, işe yarıyor mu, gerçekten değer katıyor mu görün. Sonra adım adım genişletin.

Bir program alıp tüm sorunları bir anda çözme hevesimiz var. Ama dört başı mamur, her şeyi çözen bir İK yazılımı yok. Ben bugüne kadar birçok program denedim. Her birinin güçlü ve zayıf yönleri var. Çözdüğü alanlar var, çözemediği alanlar var. Hatta bazen birden fazla sistemi entegre ederek ilerlemek gerekiyor.

Eğer bir dijital araç “her şeyi çözüyoruz” diyorsa, bu gerçekçi bir söylem değildir.

Burada asıl mesele şirketin ne istediğini net olarak bilmesidir. Bazen şirketler ya da İK ekipleri tam olarak neye ihtiyaç duyduğunu bilmiyor. Bir sorun görüyor, piyasadaki çözümleri araştırıyor, benchmark yapıyor ve “Bu program bizim işimizi çözer” diyor. Oysa belki çözmeyecek.

Bu noktada analitik yaklaşmak gerekir. Önce şu soruları sormalıyız: Benim sorunum ne? Hangi süreçte sorun var? Bu sorunun nedeni ne? Mevcut kaynaklarımla neden çözemiyorum? 5N1K çalışması bile birçok şeyi netleştirir.

Sonra şunu sormalıyız: Bu sorunu çözmek için hangi dijital araçtan destek almalıyım?

Dijital çözüm sağlayan firmaya da doğru sorular sormak gerekir. Altını kazımak gerekir. Gerçekten bizim ihtiyacımızı anlıyor mu? Bizim kültürümüze uygun çözüm mü sunuyor? Karşılıklı güçlü bir iletişim olmadan doğru sonuç çıkmaz.

Ne yazık ki bazen kopyala yapıştır uygulamalar görüyoruz. Bir şirkette kullanılan sistem aynen başka bir şirkete uygulanıyor. Hatta firma isimlerinin bile değiştirilmediği örneklerle karşılaşabiliyoruz. Bu ciddi bir hatadır.

Her şirketin ihtiyacı kendine özgüdür. Kültür, organizasyon yapısı, çalışan profili farklıdır. Aynı hedefe gidiyor olsalar bile gidiş yolları farklıdır. Bir kültür bir sistemi benimser, diğeri benimsemez.

Eski usul bir süreci alıp yeni nesil bir dijital platformun içine koyamazsınız. Önce süreci tasarlamanız gerekir.

Örneğin performans yönetim sistemi kuracaksınız. Neyi farklı yapacaksınız? Neyi ölçmek istiyorsunuz? Bu sistem çalışan için ne ifade edecek? Yönetici için ne sağlayacak? Şirkete ne kazandıracak?

Performansın hangi boyutunu ölçüyoruz ve sonunda ne elde etmeyi hedefliyoruz?

Bu soruların cevaplarını netleştirmeden dijital araca geçmek doğru değildir. Önce modeli tasarlayın. “Biz böyle bir yapı istiyoruz” deyin. Sonra o modeli destekleyecek dijital araçları belirleyin.

Yolculuk ancak o zaman sağlıklı ilerler.

Eda Akkurt | İK ve Yönetim Danışmanı